Vad är poängen med att monitorera programvarulicenser och användningen av dem?

Det är vanligt att företag inte har full kontroll över vilka licenser de har till vilken programvara och vilka användarna är – eller vilka de borde vara. Vissa ser det som ett problem för IT-administratörer medan andra helt enkelt inte tycker att det är särskilt viktigt. Ändå kan en noggrann hantering av licenser medföra enorma fördelar för verksamheten. Här är anledningarna till varför det är viktigt att ha koll på din programvaruportfölj.

Stegvis kostnadsökning, compliance och kontroll

Programvarulicenser som ni inte har kontroll över kan orsaka problem som ni inte ens är medvetna om. Ni kanske betalar för programvaror som inte används så ofta som ni trodde de skulle göra när de köptes in. Det kan även hända att ni betalar för lite. Det senare kan ju låta som en vinst för företaget, men det är det inte.

Om en programvaruleverantör genomför en kontroll och det visar sig att ni bryter mot villkoren i ert avtal – oavsett om det sker omedvetet – riskerar ni böter. Ju större företaget är, och ju mer spridd användningen av programvaran utan licens är, desto drygare blir böterna. 

Det kan tyckas hårt, men programleverantörerna får trots allt sina intäkter från företag som betalar för användarlicenser av en programvara. Det är därför inga konstigheter att de vill skydda sina immateriella rättigheter. Det bästa är förstås att ha en översikt över vad ni använder, vad ni betalar för och vilka fördelar ni kan få genom att ha bättre kontroll över detta.

Det trassliga nätet

Det är så gott som aldrig en avsiktlig strategi att inte ha kontroll. Det är dock fullt förståeligt att det händer. Alla olika variabler som behövs tas hänsyn till gör att det faktiska licensbehovet kan komma att variera väldigt mycket, exempelvis gällande följande faktorer;

• Bred spridning av olika sorts applikationer/programvaror som används i organisationen, från Microsoft Office till mer specialiserad programvara som används inom exempelvis produktdesign, tillverkning, arkitektur, teknik, bygg och konstruktion.
• Olika slags användare vad gäller arbetsroller och avdelning
• Antalet användare som använder olika programvarupaket och hur länge de används
• Spridningen på olika platser
• Den ökande tendensen att arbeta hemifrån
• Utvecklingen av hybridkontor
• Personal som använder privat anslutna enheter
• Introduktion av nya teammedlemmar
• Anställda/teammedlemmar som slutar.

Återta kontrollen

Fundera på riskerna som kan uppstå till följd av ett bristfälligt arbetssätt gällande hanteringen av licenser: att betala för mycket/för lite (att köpa för många licenser/att inte köpa tillräckligt många).

Den förstnämnda är helt enkelt bara bortkastade pengar. Vi nämnde att avsaknad av kontroll för hanteringen av licenser kan leda till problem som ni inte är medvetna om – dessutom kanske med löptid över flera år. Det är lätt hänt att de inkommande fakturorna går till avdelningen som ansvarar för att godkänna dem och därefter glider de vidare till leverantörsreskontran – utan att kanske ifrågasättas på vägen. Eftersom ni inte brister i compliance så kommer sannolikt ingen någonsin att informera er om att ni betalar för mycket. Däremot kan ni vara ganska säkra på att leverantören snart hör av sig om ni skulle betala för lite. Båda situationerna kan lätt undvikas utan att hanteringen av licenserna kräver enorma administrativa insatser.

Dags att låta programvara monitorera programvarorna

Symetri tillhandahåller en lösning för att monitorera programvaror. Den är utformad för att hantera problemen och riskerna som vi nämner ovan, samtidigt som den gör att ni kan gå ett steg längre och optimera hur ni arbetar. Det handlar inte enbart om att undvika problem, utan även om att utnyttja den fulla potentialen i era team.

Vår lösning kallas CQFlexMon. Den ger er verktygen att monitorera programvaror så att ni kan spåra användningen, säkerställa efterlevnaden med licenser från olika programvaruleverantörer, få full koll på kostnader och slutligen identifiera problem i din programvaruportfölj som du inte kände till. CQFlexMon ger dig kontroll och en överblick över alla dina licenser – från Autodesk och Microsoft till produkter från andra programvaruleverantörer. Faktum är att det kan vara praktiskt taget vilken programvara som helst.

Du behöver även hålla koll på programleverantörers villkor för att säkerställa att de efterlevs. Med CQFlexMon upptäcker du enkelt avvikelser.

Få full kontroll: Fördelar med CQFlexMon

Alla använder inte alltid alla programvaror som ni har i organisationen. En viss användare eller roll kanske dagligen använder ett särskilt program medan andra användningstillfällen kanske blir mer sporadiska beroende på roll eller i en viss fas av ett projekt. Om användningen inte analyseras är det förstås svårt att få någon överblick över licensutnyttjandet. Med CQFlexMon ser ni precis hur mycket ett program används, vilket gör att ni kan synka licensinnehavet med era faktiska programvarubehov:

• Överblick: En snabb visuell överblick över licensportföljen som visar vem som använder varje licens och var licenserna är installerade, med en överskådlig tabell för vidare analys
• Kostnadsoptimering: Verifiera hur mycket varje program används för att säkerställa en kontrollerad fördelning av tillgängliga licenser inom företaget. Detta gör att onödiga utgifter undviks och kostnaderna för oanvända licenser minimeras
• Effektivitet: Se till att rätt licenser är tillgängliga för de som behöver dem. Håll koll på vilka användare som kan ha lånat licenser och säkerställ att de lämnas tillbaka
• Efterlevnad: Säkerställ att installerad programvara uppfyller villkoren i leverantörens licensavtal
• Korrekt debitering mellan avdelningar: Räkna ut den faktiska licenskostnaden för de som använder programvaran, fördelat per användare, dator, avdelning t och säkerställ exakt registrering av kostnader och intern debitering

Ändring till Named User-licenser

I allt större utsträckning håller den traditionella nätverkslicensen på att försvinna. Detta påverkar med stor sannolikhet även er verksamhet. Från och med februari 2023 erbjuder exempelvis Autodesk endast namngivna användarlicenser i form av Single-User Subscription och/eller Flex-token. Nätverkslicenser kommer därför inte längre att vara tillgängliga. Om du har ett antal Named User-licenser behöver licenserna tilldelas de användare som ska använda programvaran och avtilldelas från användare som inte längre använder programvaran. Detta kan medföra såväl merjobb liksom administrativa omkostnader för IT-personal. Autodesk Flex är en modell där du betalar med så kallade tokens för användning av en viss programvara och därmed få åtkomst till denna i 24 timmar åt gången eller under en begränsad period. Att genom monitorering kunna identifiera lågfrekventa användare blir därför allt viktigare för att säkerställa optimering av licensanvändning.

CQFlexMon underlättar beslutsprocessen genom att visa hur många licenser du har och vilken typ av licenser du behöver genom att analysera data för befintliga nätverkslicenser. Du kan identifiera användare som sällan använder programmet och som kanske bara behöver en ”enkel” AutoCAD-licens (eller till och med en viewer), liksom frekventa användare av flera produkter som istället behöver hela kompletta sviten Autodesk Product Design & Manufacturing Collection.

”Flex” i CQ FlexMon står framför allt för flexibiliteten i uppsättningen moduler där du kan välja de som är mest relevanta för din verksamhet.

Kontakta oss om du har några frågor gällande licenser. Läs mer om CQFlexMon här.

Vill du veta mer? Kontakta mig gärna!

Johan Ljungqvist

Product Design & Lifecycle

• +46 31 703 23 54