Hvorfor bør du vurdere overvåking av programvarelisenser?

Det er ikke uvvanlig at organisasjoner mister oversikten over hvilke lisenser de har for hvilken programvare, og hvem brukerne er eller skal være. En nøyaktighet i hvordan du kontrollerer, håndterer og analyserer bedriftens lisenser kan gi enorme fordeler for enhver virksomhet. Her er grunnene til at du bør vite alt om din programvareporteføljen.

Stegvis kostnadsøkning, overholdelse og tillit

Ukontrollert programvarelisensiering kan forårsake problemer du kanskje ikke var klar over. Kanskje betaler du for programvare som ikke blir brukt like ofte som du trodde den ville bli brukt da du kjøpte den. Det kan også være at du betaler for lite. Det siste kan høres ut som en hevinst for bedriften, men det er det ikke.

Hvis du mottar en revisjon fra programvareleverandøren og gjenomfører en gransknin hvor det viser seg at du bryter vilkårene i avtalen din – selv om det ikke skjer med overlegg – vil de ikke nøle med å ilegge bøter. Jo større selskapet er og jo mer omfattende den ulisensierte bruken av programvaren er, desto større blir bøtene. Det kan fort komme opp i tusenvis, om ikke titusenvis.

Inntekten for programvareleverandører ligger i lisensbetalingene de mottar. De er i sin fulle rett til å beskytte både den og opphavsrettighetene sine. Derfor er det best å være trygg på at du har en oppdatert oversikt over hva du bruker, hva du betaler for og hvilke fordeler du kan oppnå når det er samsvar mellom de to.

Det sammenfiltrede nettet

Mangel på kontroll er aldri en bevisst strategi. Det er fullt forståelig hvorfor det skjer. Når du koordinerer alle enkeltprogrammer i virksomheten med andre variabler som påvirker antall og type lisenser du skal betale for, kan landskapet fort endre seg.

Disse variablene inkluderer:

• Stor spredning av hvilken programvare og applikasjoner som er i bruk: Fra grunnleggende programvare som Microsoft Office, til mer spesialisert programvare innenfor produktdesign, produksjon, arkitektur, teknologi, bygg og konstruksjon
• Ulike typer brukere, etter stilling og avdeling
• Antall brukere som bruker ulike programvarepakker og hvor lenge de brukes
• Spredningen av lokasjoner
• Økning i bruken av hjemmekontor
• Utviklingen av hybride arbeidslokasjoner
• Ansattes bruk av personlige tilkoblede enheter
• Introduksjon av nye ansatte
• Ansatte som slutter

Få tilbake kontrollen

Tenk en gang til på risikoene som kan oppstå på grunn av alt fra mangelfulle måter å jobbe på, til administrering av lisenser: å betale for mye eller for lite – eller kjøpe for mange lisenser, eller ikke kjøpe mange nok.

Dette er bare bortkastede penger. Som tidligere nevnt kan feil administrasjon av lisenser medføre problemer som du ikke er klar over – og som kan pågå over flere år. Innkommende fakturaer går automatisk videre til avdelingen som er ansvarlig for å godkjenne dem, og går rett videre til leverandørreskontroene. De lever sitt eget tause liv i bakgrunnen, og en taus aksept av at alt er i sin skjønneste orden integreres ganske enkelt i måten ting blir gjort på. Problemene kommer ikke til overflaten, og du bryter ikke en gang noen regler om etterlevelse, så ingen vil noen gang gjøre deg oppmerksom på situasjonen. Derimot kan du være sikker på at leverandøren snart lar høre fra seg hvis du betaler for lite. Begge situasjoner er enkle å unngå uten at krever for stor innsats  med lisenshåndteringen. 

Det er på tide å la en programvare overvåke programvaren

Symetri leverer en løsning for å kontrollere, håndtere og analyser bedriftens bruk og behov for programvare. Den er utviklet for å håndtere tidligere nevnte problemer og risikoer, samtidig som den gjør at du kan ta det et steg lengre og optimalisere måten du jobber på. Det handler ikke bare om å unngå problemer, men også om å utnytte det fulle potensialet hos dine ansatte.

Vår løsning CQFlexMon tilbyr verktøy for å holde kontroll på din programvare, slik at du kan spore bruken, sikre etterlevelse, kontrollere kostnader og til slutt luke ut problemer som kan ligge godt skjult i virksomhetens programvareportefølje. CQFlexMon gir deg kontroll og oversikt over alle lisensene virksomheten har – fra Autodesk og Microsoft til produkter fra andre leverandører. Praktisk talt kan det dreie seg om en hvilken som helst kjørbar fil.

Du bør dessuten holde styr på programleverandørenes vilkår for å sikre at de blir overholdt. Med CQFlexMon er det enkelt å oppdage avvik.

Få full kontroll: Fordelene med CQFlexMon

Ikke alle bruker all programvaren du har, hele tiden. Noen roller krever kanskje daglig bruk av et program, mens andre har en mer sporadisk og midlertidig bruk i en bestemt fase av et prosjekt eller lignende. Hvis bruken og behovet ikke kartlegges, analyseres og forstås, er det vanskelig å få en god oversikt over den faktiske utnyttelsen av lisensene. Med CQFlexMon kan du se nøyaktig hvor mye et program brukes og dermed tilpasse lisensene etter behovet:

• Oversikt – En rask grafisk oversikt over virksomhetens lisensportefølje, som viser hvem som bruker de enkelte lisensene og hvor lisensene er installert, oppstilt i en tabell for videre analyse
• Kostnadsoptimalisering – Stadfest hvor mye hvert program brukes for å sikre en kontrollert fordeling av tilgjengelige lisenser i firmaet. Unngå unødige utgifter og redusere kostnadene til ubrukte lisenser.
• Effektivitet – Sørg for at riktig lisenser er tilgjengelige for de som trenger dem. Hold styr på hvilke brukere som kan ha lånt lisenser, og sørg for at de leveres tilbake.
• Etterlevelse – Sørg for at installert programvare oppfyller vilkårene i leverandørens lisensavtale.
• Korrekt fordeling mellom avdelingene – Regn ut den faktiske lisenskostnaden for de som bruker programvaren, fordelt på antall brukere, PC-er, avdelinger eller prosjekter, og sørg for nøyaktig registrering av kostnader og intern belastning.

Eksempler på CQFlexMons grafiske oversikter og raske tabeller

1. Autodesk inaktivitet ved bruk

2. Autodesk unike brukere per versjon

3. Autodesk årlige versjon av Network Licence Manager rapport

Hold styr på endringer for Named User lisenser

For å kunne ha full oversikt er det viktig med et overordnet innsyn i hvordan lisenser beveger seg bort fra den tradisjonelle nettverkslisensen. Dette vil mest sannsynligvis påvirke din virksomhet. Fra og med februar 2023 tilbyr Autodesk bare navngitte brukerlisenser, og lisenser for flere brukere vil ikke lenger være tilgjengelige. Selv om du allerede har et visst antall lisenser å fordele på brukerne, blir kravet nå at du må tildele og fjerne tildelingen av lisenser manuelt. Dette kan føre til mye merarbeid og økte administrasjonskostnader for IT-avdelingen. Spesielt om antall lisenser er tilnærmet det samme som antall brukere. Brukere som sjelden bruker programvaren, må få en lisens tildelt og deretter fjernet, i stedet for å åpne og lukke lisensbehandleren som gjør jobben.

Ved å analysere data i administreringen av nettverkslisenser, informerer CQFlexMon  hvor mange lisenser du har og hvilken type lisenser du trenger. Du kan identifisere brukere som sjelden bruker programmet og som kanskje bare trenger en enkel AutoCAD-lisens, eller til og med bare et visningsprogram. Og hvem som er hyppige brukere av flere produkter og som heller har behov for hele Autodesks Product Design & Manufacturing Collection.

”Flex” i FlexMon henviser fremfor alt til fleksibiliteten i en serie moduler der det er mulig å velge modulene som er mest relevante for din virksomhet.

Kontakt oss på info@symetri.no hvis du har spørsmål om lisenser, og se nærmere på CQFlexMon her